3 Administrasjon
Fylkesdirektøren har sammenlignet administrative ressurser i fylkeskommunene. Vi har støttet oss på netto driftsutgifter regnskapsført på funksjon 420 Administrasjon, som er den viktigste administrative funksjonen i KOSTRA, og som viser innsatsen knyttet til «rene administrative funksjoner». Vi ser da automatisk bort fra tjenestespesifikk administrasjon, altså administrative oppgaver som er knyttet til tjenestefunksjonene i KOSTRA.
Figur - Netto driftsutgifter på funksjon 420, kroner per innbygger i 2022 - kilde: SSB
Med «rene administrative funksjoner» sikter fylkesdirektøren til følgende kategorier av årsverk, og følgende retningslinjer for avgrensing (kilde: KMDs veileder til kontoplanen i Kostra):
1. Administrativ ledelse
Til funksjon 420 skal det henføres lederressurser som etter KOSTRA er definert å være administrative ledere, og som leder andre administrative ledere. Administrative ledere er definert som ledere som har både økonomiske og administrative fullmakter.
- En lederfunksjon vil normalt ha flere funksjoner enn innholdet i denne definisjonen. Eksempelvis er faglig ansvar ikke et krav for å bli definert som administrativ leder.
- I den hierarkiske kjeden av ledere skal leder på laveste nivå som tilfredsstiller kravene til å bli definert som administrativ leder, henføres til respektiv tjenestefunksjon, mens dennes overordnede administrative ledere skal henføres til funksjon 420. Gjennom dette oppfylles kravet om at administrative ledere som leder andre administrative ledere blir henført til funksjon 420.
- Dersom en administrativ leder har videredelegert deler av fullmaktene til underordnede ledere, vil ikke disse underordnede lederne betraktes som administrative ledere i KOSTRA. Slike ledere kan være avdelingsledere, teamledere, gruppeledere og lignende. Disse skal henføres til tjenestefunksjon.
- Dersom en administrativ leder på funksjon 420 yter tjenester for ett eller flere virksomhetsområder og dette utgjør 20 prosent av stillingen eller mer, skal denne andelen fordeles til virksomhetsnivået (tjenestefunksjon).
2. Stabs-/støttefunksjoner
- Stabs-/støttefunksjoner knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele fylkeskommunen eller av et administrativt ledernivå knyttet til funksjon 420, er i utgangspunktet en del av funksjon 420. Dette omfatter blant annet oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning, informasjonsarbeid, fylkeskommuneadvokat/-jurist, samt arbeid knyttet til organisasjonen eller organisasjonsutvikling.
- Prinsippet om fordeling av oppgaver som utgjør minst 20 prosent av én stilling gjelder også for disse stabs-/støttefunksjonene. På den måten vil stabs-/støttefunksjonens oppgaver for det laveste administrative ledernivå eller direkte for tjenesten bli henført til tjenestefunksjonen.
- Overordnet planarbeid, hvor planen dekker mer enn et enkelt tjenesteområde, føres på funksjon 420. Unntatt fra dette er arbeid med lokal og regional utvikling, som skal føres på funksjon 715.
3. Fellesfunksjoner
- Fellesfunksjoner er: Resepsjon og sentralbord, felles post- og arkivfunksjon (som ikke er tjenestespesifikke), felles lønns- og regnskapsfunksjon, felles IKT-løsninger for hele fylkeskommunen, men ikke utgifter/årsverk knyttet til fagsystemer.
- Fellesfunksjonene skal i utgangspunktet føres på funksjon 420, men skal fordeles dersom ledelse og medarbeidere yter tjenestespesifikke oppgaver som samlet utgjør minst 20 prosent av én stilling til virksomhetsledere (laveste administrative ledernivå) eller direkte til tjenestefunksjonene.
Retningslinjene skal følges også ved alternative organisatoriske innretninger, som for eksempel ved dannelse av foretak eller interkommunale selskap eller oppgavefellesskap eller lignende. Fylkeskommunene skal kunne sammenlignes med hverandre, uavhengig av organisering.
Det ligger i sakens natur at det er krevende å få alle kommuner/fylkeskommuner til å gjennomføre disse avgrensingene på en treffsikker måte. Av hensyn til kvaliteten på statistikken, mener fylkesdirektøren det er helt nødvendig å bruke den aktivt, i analyser og som grunnlag for prioriteringer. En sammenligning som tar utgangspunkt i netto driftsutgifter per innbygger på funksjon 420 gir etter fylkesdirektørens mening et godt bilde av variasjoner i ressursinnsats knyttet til rene administrative funksjoner, som forklart over.
Stabs-/støttefunksjoner og fellesfunksjoner er ikke primæroppgaver og har som grunnleggende nytteverdi at man skal legge til rette for nødvendig samordning og koordinering av virksomheten, overholdelse av lover og regler, kvalitetsstyring og effektiv utnyttelse av ressurser i hele organisasjonen. Mye av dette kan sammenfattes i ett ord: internkontroll, som er fylkesdirektørens ansvar etter kommuneloven. Internkontrollen skal være basert på løpende risikovurderinger innen fylkeskommunens virkeområder. Den sektorovergripende og helhetlige internkontrollen står sentralt. Knapphet på ressurser i rene administrative funksjoner øker risikoen for at man ikke greier å etablere eller opprettholde gode nok arbeidsprosesser. Dette kan øke sannsynligheten for blant annet misligheter, feilutbetalinger, mangel på prioriteringssystemer, dårlig styring og sviktende kvalitet på tjenester. Kompleksiteten i den fylkeskommunale forvaltningen er betydelig.