Gå til innholdet
Hovedinngangen ved fylkeshuset i Stavanger. Her har sentaladministrasjonen kontorer.

Organisasjonen

Det er 3507 medarbeidere i fylkeskommunen. Av disse er 2045 kvinner og 1462 menn. Snittalder totalt sett er 48,2 år.

Livsfasepolitikk

Høsten 2014 ble det vedtatt å innføre to nye livsfasetiltak i organisasjonen.

  • Mulighet for at medarbeidere med barn under skolealder jobber redusert i 80 prosent stilling mot 90 prosent lønn
  • Mulighet for at lærere som er nyutdanna eller er i sitt første undervisningsår får ekstra tid avsatt til for- og etterarbeid knyttet til undervisningen (redusert leseplikt)

Vi vet at mange småbarnsforeldre har en utfordrende hverdag og kjenner på den såkalte "tidsklemma". Vi vet også at det første undervisningsåret for mange lærere oppleves tøft og at det er behov for mer tid til forberedelse av undervisningen og til rettearbeid. Vi ønsker å være en attraktiv og fleksibel arbeidsgiver, og prøver ut disse to nye tiltakene for å beholde og rekruttere arbeidstakere.

Tiltakene er blitt godt mottatt og mange har ønsket å benytte seg av ordningene, særlig gjelder dette muligheten for at småbarnsforeldre kan jobbe redusert.

I 2014 var det 47 medarbeidere som fikk avtale om denne ordningen, mens det ved starten av 2015 var 114 som fikk slik avtale. Tiltakene prøves nå ut for en periode på to år. Ordningen med redusert leseplikt vil fra august 2015 bli en rettighet gjennom ny framforhandlet arbeidstidsavtale for lærere.

Etikk

Arbeidet med etikk er et prioritert område. Fylkestinget har vedtatt etiske retningslinjer for medarbeidere i fylkeskommunen, og det er egne rutiner for varsling og rutiner ved misligheter. Det er etablert et eget etikkutvalg med medlemmer fra hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU), lederne av foretakene og rektorrepresentanter.

Høy etisk standard krever prosesser hvor åpen kommunikasjon og refleksjon rundt etiske problemstillinger og dilemmaer blir tatt opp, diskutert og tatt hånd om på de ulike arbeidsplassene i organisasjonen. Dette er viktig for å styrke og utvikle den etiske standarden som skal kjennetegne Rogaland fylkeskommune.

På det årlige møtet i etikkutvalget ble status for etikkarbeidet og etiske retningslinjer gått gjennom. Det ble diskutert hvor grensen mellom ytringsfrihet og lojalitet går og hvordan det skapes en kultur der spenningen mellom frihet og plikter blir diskutert på en åpen og respektfull måte.

Likestilling og mangfold

Handlingsplanen for Likestilling og mangfold gjelder for 2014–2018. Dette er hovedområdene i planen:

  • beholde og rekruttere medarbeidere
  • kompetanse
  • ledelse

Rapport og statistikk knyttet til likestilling og mangfold finner du i et eget kapittel under økonomisk analyse.

Internkontroll

Internkontroll er et styringskonsept for kvalitetssikring av prosesser og rutiner, og målet er at fylkeskommunens målsettinger skal nås. Det sentrale i arbeidet er å avdekke risiko for framtidige feil/mangler/misligheter, samt vurdering av tiltak som kan redusere eventuell risiko i tilstrekkelig grad.

Rogaland fylkeskommune har en rekke faste rutiner, prosedyrer og planer for å sikre internkontroll i tjenester og støtteprosesser. Ansvaret for å gjennomføre og følge opp nødvendige internkontrolltiltak følger av delegasjonslinjen. Helheten i kontrollsystemet ble lagt fram for kvalitets- og kontrollutvalget i egen sak høsten 2012. Dette ble gjort i tråd med anbefalinger fra departementet.
Overordnede lover, forskrifter og veiledere er, i tillegg til egne reglement og prosedyrer, dokumentert i fylkeskommunens kvalitetssystem.
En god internkontroll består av ulike byggesteiner som sammen sikrer en betryggende kontroll, og kan illustreres slik:

Kontrollmiljø

  • internkontroll som tema på ledersamlinger
  • kurs for ledere og medarbeidere
  • løpende drøfting av etiske problemstillinger

Risikovurderinger

  • overordnede risikovurderinger knyttet til hovedmål
  • utarbeidelse av handlingsplan for å redusere de største risikomomentene
  • gjennomføre risikovurderinger på videregående skoler

Kontrollaktiviteter

  • løpende forbedring av reglement og rutinebeskrivelser
  • gjennomgå kontrollaktiviteter i forbindelse med intern opplæring

Informasjon og kommunikasjon

  • gjøre intranettet bedre tilrettelagt for å finne relevant informasjon om regelverk og rutiner
  • publisere nyhetsbrev

Ledelsesmessig oppfølging og overvåking

  • vektlegge internkontroll i styringsdialoger med virksomhetene
  • ta opp temaet internkontroll i ledersamlinger, lederutviklingsprogram og egne kurs

I 2014 er arbeidet fulgt opp med internkontroll gjennom konkrete prosesser. Dette inkluderer blant annet revidering av fylkeskommunenes delegasjonsreglement (sluttføres i løpet av 2015), videreutvikling av rutiner for avvikshåndtering, oppdatering av håndbok for informasjonssikkerhet og oppfølging av risiko- og sårbarhetsanalyser på IKT-området.
Saker knyttet til økonomisk mislighet har i 2014 vist hvor viktig det er å arbeide kontinuerlig med å videreutvikle rutiner og systemer for bedret internkontroll.
I 2015 vil reglementet for finansforvaltning bli revidert. Ny strategi for offentlige anskaffelser skal forankres i administrativ ledelse og vedtas av fylkestinget. Det er i tillegg tatt i bruk en nytt verktøy for budsjettstyring (månedsrapportering) på web, et tiltak knyttet til økonomisk internkontroll.
I forbindelse med revideringen av delegasjonsreglementet (Ansvar og myndighet) vil vi gå gjennom og kvalitessikre også supplerende regelverk som:

  • regelverket for anvisning og attestasjon
  • anskaffelse av varer og tjenester
  • registrering og avhending av inventar og utstyr
  • fylkeskommunal bygge- og eiendomsvirksomhet

Fylkeskommunen arbeider med å innføre en ny modul for administrasjon av fullmakter. Fylkesrådmannen er opptatt av å styrke det helhetlige rammeverket for internkontroll.

Klarspråk

Vi vil skape begeistring for godt språk og bygge bevisste og inspirerte medarbeidere som har lyst til å skrive bedre. Dette er utgangspunktet for klarspråksarbeidet i Rogaland fylkeskommune. Arbeidet har blant annet resultert i

  • språkplakat og skriveregler for fylkeskommunen
  • gjennomgang og omskriving av standardbrev knyttet til opplæring
  • deltakelse i pilotprosjekt i regi av KS
  • språkkurs for medarbeidere
  • bygging av en felles språkkultur

Intranett

Nytt intranett ble lansert i slutten av april. Den nye intranettløsningen er bygget på samme publiseringsløsning som fylkeskommunens eksterne nettsted (www.rogfk.no). Etableringen av nytt intranett er en del av en standardisering og forenkling av informasjon til medarbeidere. Den nye løsningen innebærer bedre funksjonalitet. I 2014 startet derfor prosjektet med å få hele fylkeskommunen over på samme intranett, skolene inkludert. Arbeidet fortsetter i 2015 og dette er et viktig prosjekt for kulturbygging og felles identitet. I tillegg blir hverdagen enklere for alle som skal bruke intranettet.

Krisekommunikasjon

Krisekommunikasjonsplanen beskriver hvordan Rogaland fylkeskommune skal håndtere kommunikasjonsarbeidet ved kriser og uønskede hendelser der fylkeskommunen er involvert. Krisekommunikasjon skal også inngå i de lokale beredskapsplanene (videregående skoler). Planen er ikke endelig vedtatt.

Medietrening
Alle rektorene ved de videregående skolene har vært gjennom medietreningskurs arrangert av kommunikasjonsavdelingen.  

Helse, miljø og sikkerhet, beredskap og inkluderende arbeidsliv (IA)

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Følgende områder er prioritert for HMS-arbeidet:

  • HMS-systematikk
  • kjemisk helsefare
  • håndtering av farlig avfall
  • lederopplæring
  • implementering av Qm+(system for avvikshåndtering)
  • beredskap
  • IA og forebygging av konflikter

I tråd med prioriteringene ble det i 2014 gjennomført en omfattende grovkartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøet i hele organisasjonen. Dette arbeidet danner grunnlag for utarbeidelse av både HMS-handlingsplaner og plan for bistand fra bedriftshelsetjenesten.

I 2014 gikk vi til anskaffelse av et nytt og mer brukervennlig elektronisk stoffkartotek – SafeUse. Dette er et ledd i i arbeidet for å bedre sikkerheten og rutinene rundt all kjemikaliehåndtering i fylkeskommunen. I tillegg ble det arrangert et kurs i farlig avfall skreddersydd for lærere på kjemilaboratoriet.

Det ble arrangert kurs for ledere i konflikt og konflikthåndtering. Det ble i tillegg arrangert et lovpålagt kurs i helse, miljø og sikkerhet.

Det er gjennomført flere kurs i oppfølging av sykemeldte medarbeidere for ledere, verneombud og tillitsvalgte. Våren 2014 ble det utarbeidet en ny handlingsplan for IA-arbeidet.

Beredskap

Etter internrevisjon av overordnet beredskapsplanverk høsten 2013 har det i 2014 blitt arbeidet med oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten. Sentrale punkt har vært revisjon av eksisterende overordnet planverk, bedre kommunikasjon mot skolene, flere øvelser og ikke minst et enklere og mer intuitivt planverk. Forslag til videre arbeid ble presentert for kontrollutvalg og opplæringsutvalg høsten 2014. Etter dette ble det gjennomført en anbudskonkurranse blant sentrale beredskapsorganisasjoner. Firmaet Proactima vant anbudskonkurransen og arbeidet med revisjon av planverket ble satt i gang ved årsskiftet 2014/2015. Arbeidet er planlagt ferdig i juni 2015. 

Nye tekniske løsninger

Fylkeskommunen leverer tjenester til rundt 4000 medarbeidere internt/eksternt og til over 16 000 elever i videregående skoler.

Resultater i 2014

  • overgang til exchange/outlook som nytt e-post system
  • oppstart av prosjekt – "ny tannhelseløsning"
  • etablert nye lagringsløsninger for å ivareta et økende lagringsbehov
  • oppdatering av krav til informasjonssikkerhet og sikkerhetsrutiner
  • videreutvikling av datarom 2 løsning i samarbeid med Stavanger kommune
  • utvikling av selvbetjeningsløsninger – selvbetjeningsportal, elektroniske søknadsskjemaer

Fylkesadvokaten behandlet 94 klagesaker for den særskilte klagenemda. I tillegg er arbeidet med revidering av reglementet  «Ansvar og myndighet i Rogaland fylkeskommune startet.

Utvalgssekretariatet planla og gjennomførte 85 møter, og har i tillegg tilrettelagt for en rekke befaringer og studieturer for de folkevalgte, både for utvalg og råd.

Våre videregående skoler

Det er 25 fylkeskommunale videregående skoler og 2 skolesentre i Rogaland.

Les mer >