Arkivet på flyttefot

  • Prosjektgruppen fra Interkommunalt arkiv
    Prosjektgruppen fra Interkommunalt arkiv (IKA) i Rogaland, fra venstre Lene Bøe, Eivind Raustøl, Beate Aasen Bøe.
  • Eivind Raustøl flytter bøker ut av arkivet
    Eivind Raustøl flytter bøker ut av arkivet, klar til registrering
  • Beate Aasen Bøe og Lene Bøe registrerer og pakker ned bøker
    Beate Aasen Bøe og Lene Bøe registrerer og pakker ned bøker
  • Beate Aasen Bøe registrerer bøker
    Beate Aasen Bøe registrerer bøker elektronisk før de pakkes ned i esker
  • Stabel med gamle bøker
    Bøker av varierende årgang, den eldste fra 1880.
  • Lene Bøe pakker bøker
    Lene Bøe pakker bøker i pappesker, med ryggen på boken nedover.
  • Fylkestingets forhandlingsprotokoll fra 1880
    Fylkestingets forhandlingsprotokoll fra 1880, altså 137 år gammel!
  • Møysommelig arbeid
    De tre regner med å bruke rundt en uke på å pakke ned arkivet
  • Arkiv i kjelleren på fylkeshuset
    Mange og lange reoler med arkiv gjenstår å pakkes ned

Arbeidet med å flytte fylkeskommunens omfattende papirarkiv fra fylkeshuset til Arkivenes hus på Ullandhaug er nå i full gang.

Arkivet har for lengst vokst ut av arkivrommene i fylkeshusets kjeller og de siste årene er derfor både boder og loft blitt tatt i bruk som arkivrom. Nå skal alt sammen flyttes til de splitter nye og topp moderne arkiv-fasilitetene i Arkivenes hus på Ullandhaug. Her vil de få en trygg adresse i magasin flere meter under bakken. Men først må et omfattende og møysommelig registreringsarbeid gjøres for å holde orden på alle de tusenvis av dokumentene, bøkene og protokollene.

Elektronisk registrering

­– Mens vi pakker ned arkivet registrerer vi alt sammen i en elektronisk arkivkatalog. Da blir det enklere å pakke opp igjen alle dokumentene og katalogisere materialet når det kommer til Arkivenes hus. I tillegg blir det nå mulig å søke opp gamle dokumenter for alle som skulle være interessert i det, sier Lene Bøe. Hun er prosjektmedarbeider i Interkommunalt arkiv (IKA) i Rogaland og har sammen med Eivind Raustøl og Beate Aasen Bøe ansvaret for hele flytte- og katalogiseringsarbeidet.

­– Det er alltid litt spennende å se hvilken forfatning et så gammelt arkiv er i. Da vi startet med arbeidet sist fredag fant vi en hel del mugginfisert materiale i arkivet, i tillegg til mye støv i lokalet. Vi måtte derfor beskytte oss med støvmasker. Nå har vi fått pakket ned det aller verste og luftet ut lokalene, så nå slipper vi heldigvis å bruke støvmaskene i det videre arbeidet. Det gjør jobben vår mye enklere, sier Lene Bøe. Når de mugginfiserte protokollene skal pakkes opp igjen i Arkivenes hus må vi igang med muggsanering for å bevare flere av protokollene.

Dokumenter fra 1800-tallet

Det er ikke bare nyere tids dokumenter som finnes i vårt arkiv.

– Vi har blant annet funnet en trykt utgave av den originale ”Fylkestingets forhandlingsprotokoll fra 1880”. Og selv om den 137 år gamle originalen allerede er trygt lagret i Statsarkivet, er også denne trykte utgaven fra 1880, sier Bøe.

Og slike gamle bøker må behandles med varsomhet. Alle bøkene legges derfor forsiktig ned i pappesker, med ryggen vendt nedover.
– På denne måten unngår vi at sidene i bøkene løsner fra innbindingen når vi nå skal frakte dem med bil til de nye arkivene på Ullandhaug, forklarer Bøe.

Arkivplikt

Offentlige organ er pliktet til å ta vare på, sikre og tilgjengeliggjøre arkivene de har skapt. Dette er bakgrunnen for at alt skal bli tatt vare på for ettertiden. Når et arkiv er om lag 20-25 år gammelt skal det leveres inn til et depot. Det er Interkommunalt arkiv i Rogaland som tar i mot ordnet og listeført arkivmateriale og som har ansvar for å arkivere dette i trygge magasiner. Siden fylkeskommunens arkiver fra 1976 og frem til 1999 ikke er ordnet og listeført, ble det for noen år siden satt av penger til dette arbeidet som nå er i gang.

Arbeidet med å flytte hele arkivmateriale som er lagret på fylkeshuset kommer til å ta lang tid fremover.
– Vi kan kun ta med oss litt om gangen, sier Bøe. På den måten klarer vi å holde oversikt over det omfattende materialet når det kommer til Arkivenes hus. Her legger vi det inn i kataloger, merket det med etiketter og plasserer det i magasiner fortløpende. Arbeidet med flytting og ordning er foreløpig satt til ett år, men det vil nok ta mye lengre tid å få gjennomført hele flyttingen og ordningen av alt aktuelt arkivmateriale på fylkeshuset, avslutter Bøe.

Her kan du lese mer om  Interkommunalt arkiv (IKA) Rogaland og  Arkivenes hus på Ullandhaug.

Del denne artikkelen på: